Administrative Assistant

Reporte directo:

Gestión

Responsabilidades

• Proporcionar apoyo administrativo y de oficina general, incluido el envío por correo, el escaneo, el envío de faxes y las copias a la gerencia.
• mantener un sistema de archivo electrónico y en papel
• abrir, clasificar y distribuir la correspondencia entrante
• realizar entrada de datos y escanear documentos
• ayudar a resolver cualquier problema administrativo
• realizar los recados de la empresa a la oficina de correos y a la tienda de suministros de oficina
• responder correos electrónicos/llamadas de clientes con respecto a sus consultas
• preparar y modificar documentos, incluida correspondencia, informes, borradores, memorandos y correos electrónicos
• programar y coordinar reuniones, citas y arreglos de viaje para gerentes
• Mantiene el flujo de trabajo mediante el estudio de métodos; implementar reducciones de costos; y desarrollar procedimientos de presentación de informes.
• Crea y revisa sistemas y procedimientos analizando prácticas operativas, sistemas de mantenimiento de registros, control de formularios, diseño de oficinas y requisitos presupuestarios y de personal; implementando cambios.
• Desarrolla al personal administrativo brindándoles información, oportunidades educativas y oportunidades de crecimiento experiencial.
• Resuelve problemas administrativos coordinando la preparación de informes, analizando datos e identificando soluciones.
• Proporciona información respondiendo preguntas y solicitudes.
• Completa los requisitos operativos programando y asignando proyectos administrativos; agilizar los resultados del trabajo.
• Mantiene el conocimiento profesional y técnico.
• Contribuye al esfuerzo del equipo logrando resultados relacionados según sea necesario.

Calificaciones:

• Excelentes habilidades de interacción con el cliente escrita y oral. Capacidad para adaptarse y responder a situaciones de implementación diversas/únicas, gestionar las expectativas de los clientes, resolver problemas que surjan y garantizar que el cliente ingrese a la relación NexGen con una fase de implementación positiva.
• Debe estar motivado e interesado en aprender sobre nuestro negocio e interesado en hacer crecer nuestro negocio.
• Habilidades de presentación de informes, habilidades de redacción administrativa, habilidades de Microsoft Office, gestión de procesos, organización, análisis de información, profesionalismo, resolución de problemas, gestión de suministros, control de inventario, comunicación verbal

Educación, certificación preferida:

Licenciatura en un campo relacionado

Conocimientos/habilidades especiales:

• Experiencia trabajando con personas de diversas culturas.
• Debe estar ALTAMENTE motivado.
• Debe ser flexible y adaptable para satisfacer las necesidades de una empresa de rápido crecimiento que trabaja y brinda soporte a los clientes de los mercados financieros.