Administrative Assistant

Rapport direct :

Gestion

Responsabilités

• fournir un soutien administratif et de bureau général, y compris l'envoi par la poste, la numérisation, la télécopie et la copie à la direction
• maintenir un système de classement électronique et papier
• ouvrir, trier et distribuer la correspondance entrante
• effectuer la saisie de données et numériser des documents
• aider à résoudre tout problème administratif
• faire les courses de l'entreprise au bureau de poste et au magasin de fournitures de bureau
• répondre aux e-mails/appels des clients concernant leurs demandes
• préparer et modifier des documents, notamment de la correspondance, des rapports, des brouillons, des mémos et des courriels
• planifier et coordonner les réunions, les rendez-vous et les arrangements de voyage pour les gestionnaires
• Maintient le flux de travail en étudiant les méthodes ; mettre en œuvre des réductions de coûts ; et l'élaboration de procédures de reporting.
• Crée et révise les systèmes et les procédures en analysant les pratiques opérationnelles, les systèmes de tenue de dossiers, le contrôle des formulaires, l'aménagement des bureaux et les exigences budgétaires et en personnel ; mettre en œuvre des changements.
• Développe le personnel administratif en fournissant des informations, des opportunités de formation et des opportunités de croissance expérientielle.
• Résoudre les problèmes administratifs en coordonnant la préparation des rapports, en analysant les données et en identifiant des solutions.
• Fournit des informations en répondant aux questions et aux demandes.
• Remplir les exigences opérationnelles en planifiant et en attribuant des projets administratifs ; accélérer les résultats des travaux.
• Maintient ses connaissances professionnelles et techniques
• Contribue à l’effort d’équipe en obtenant les résultats connexes selon les besoins.

Qualifications:

• Excellentes compétences en interaction client écrite et orale. Capacité à s'adapter et à répondre à des situations de mise en œuvre diverses/uniques, à gérer les attentes des clients, à résoudre les problèmes qui surviennent et à garantir que le client entre dans la relation NexGen avec une phase de mise en œuvre positive.
• Doit être motivé et intéressé à en savoir plus sur notre entreprise et intéressé à développer notre entreprise.
• Compétences en matière de reporting, compétences en rédaction administrative, compétences Microsoft Office, gestion des processus, organisation, analyse de l'information, professionnalisme, résolution de problèmes, gestion des approvisionnements, contrôle des stocks, communication verbale

Éducation, certification préférée :

Baccalauréat dans un domaine connexe

Connaissances/compétences particulières :

• Expérience de travail avec des personnes de cultures diverses.
• Doit être TRÈS motivé.
• Doit être flexible et adaptable pour répondre aux besoins d'une entreprise à croissance rapide travaillant et soutenant les clients des marchés financiers.